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El contexto

El presupuesto de una obra se arma una vez y se ejecuta durante un año, comprando. Cada rubro se cotiza con tres proveedores, se elige uno, se emite una orden y después hay que controlar que lo que llegó sea lo que se pidió y que lo que se pagó entre en lo presupuestado. Cuando eso vive en mails y en un cuaderno, la desviación no se descubre comprando: se descubre cerrando la obra, que es cuando ya no se puede hacer nada.

Qué hace el sistema

• La comparativa es la pantalla principal: tres cotizaciones del mismo cómputo, una al lado de la otra, y la diferencia real cuando se suman el flete y el plazo de entrega
• El más barato no siempre gana y el sistema lo dice con números: un proveedor que entrega dos semanas después puede costar más que la diferencia de precio si atrasa el rubro que sigue
• Cada orden de compra descuenta del presupuesto de su rubro, así la desviación se ve mientras se compra y no al cerrar. Es la única forma de que sirva para decidir
• Los subcontratos llevan su certificación por avance y sus retenciones —fondo de reparo, garantía—, que es donde se pierde la plata cuando se lleva a mano
• El pañol registra qué herramienta salió, con quién y a qué obra. No es inventario: es saber a quién preguntarle por la amoladora que no volvió
• Los equipos se controlan por horas y no por días: un retroexcavadora alquilada que trabajó tres horas y esperó cinco cuesta lo mismo y significa otra cosa
• Y un pedido de cotización que nadie contestó se marca solo. El silencio de un proveedor es información, y en una planilla es una fila vacía que nadie mira