En esta nota (10 secciones)
"Que hable con el otro sistema" es la frase que más presupuestos rompe. Suena a una conexión: dos cables, un enchufe. Y es, casi siempre, la parte más difícil de estimar de todo el proyecto.
Esto es qué hay adentro, con rangos, para que puedas leer un presupuesto y saber si el número tiene sentido.
Los rangos, primero
Para que tengas una referencia antes de los detalles:
- Integración simple: USD 800 a 2.500. Un sentido, una entidad, API moderna y documentada del otro lado. Por ejemplo, mandar cada factura emitida a un servicio de facturación electrónica.
- Integración media: USD 2.500 a 6.000. Dos sentidos, varias entidades, sincronización periódica. Por ejemplo, ecommerce y sistema de gestión compartiendo productos, stock, precios y pedidos.
- Integración compleja: USD 6.000 a 20.000. Sistema viejo sin API, o varias reglas de negocio en el medio, o volumen alto. Por ejemplo, conectar un ERP de escritorio de hace quince años con una plataforma nueva.
El salto entre categorías no lo define la cantidad de datos. Lo define qué tan cooperativo es el sistema del otro lado.
Lo que realmente se cotiza
1. Cómo se habla con el otro sistema
Es el factor que más mueve el precio, y no depende de vos ni de tu proveedor.
- API REST moderna y documentada. El mejor caso. Días de trabajo.
- API vieja pero funcional. SOAP, formatos raros, documentación incompleta. Se puede, lleva más.
- Sin API, con base de datos accesible. Se lee directo de la base. Funciona, y es frágil: si el proveedor cambia una tabla en una actualización, se rompe sin aviso.
- Sin API y sin acceso. Quedan los archivos: exportar e importar CSV por una carpeta compartida. Es el peor caso y es más común de lo que parece con sistemas de gestión instalados.
Antes de pedir presupuesto, averiguá qué ofrece el otro sistema. Es la información que más cambia el número y la que el proveedor no puede saber sin preguntarte.
2. El mapeo de datos
La parte aburrida donde se va la mitad del tiempo. Tu sistema llama "cliente" a algo y el otro llama "cuenta" a algo parecido pero no igual. Vos tenés un campo de condición de IVA con cinco opciones y el otro tiene tres.
Cada diferencia es una decisión de negocio, no técnica. Y son decenas.
3. La sincronización
¿En qué momento viaja el dato? En tiempo real es más caro y más frágil. Cada tanto —cada quince minutos, cada noche— es más barato y más robusto, y para la mayoría de los casos alcanza sobradamente.
¿Quién manda si los dos cambiaron? Si el precio se editó en los dos lados, ¿cuál gana? Alguien tiene que decidirlo, y esa decisión es tuya.
4. Los errores
Acá está la diferencia entre una integración que funciona y una que funciona siempre:
- Qué pasa si el otro sistema no responde.
- Qué pasa si responde un error.
- Cómo se reintenta sin duplicar.
- Cómo te enterás de que algo falló.
Ese último punto es el que más se saltea y el más caro de no tener. Una integración sin monitoreo falla en silencio, y te enterás tres semanas después, cuando alguien nota que faltan pedidos.
Las tres preguntas que definen el número
Si querés estimar antes de pedir presupuesto, contestá estas:
- ¿Cuántas entidades viajan? Clientes, productos, stock, pedidos, facturas, pagos. Cada una es trabajo propio.
- ¿En cuántos sentidos? Una integración de ida y vuelta cuesta bastante más del doble que una de ida, porque aparece el problema de los conflictos.
- ¿Qué ofrece el otro sistema? API documentada, base accesible, o archivos.
Con esas tres respuestas, cualquier proveedor serio te puede dar un rango en una reunión.
El costo que sigue después
Una integración no es un proyecto que termina. Es una dependencia permanente entre dos sistemas que evolucionan por separado y en calendarios que no controlás.
Presupuestá revisión periódica. Cuando el otro sistema saque una versión nueva, cambie su API o modifique un campo, hay que acompañar. Es el mismo criterio que el mantenimiento de cualquier desarrollo, pero acá el disparador es ajeno.
Cuándo conviene no integrar
Vale la pena decirlo, porque es la respuesta correcta más seguido de lo que se cree.
Si el volumen es bajo, exportar e importar a mano puede ser más barato. Cincuenta registros por mes movidos por una persona en veinte minutos cuestan mucho menos que una integración con su mantenimiento. La cuenta hay que hacerla, no suponerla.
Si vas a cambiar uno de los dos sistemas en el próximo año, esperá. Integrar contra algo que vas a reemplazar es tirar la plata dos veces.
Si lo que necesitás es ver los datos juntos, no moverlos, quizás lo que buscás es un reporte que lea de los dos lados, no una sincronización. Es bastante más barato.
La señal de que el presupuesto está mal armado
Un número redondo, sin desglose, para "integrar el sistema con el ecommerce". Eso no es un presupuesto: es una apuesta.
Un presupuesto serio dice qué entidades, en qué sentido, con qué frecuencia y qué pasa cuando falla. Si no dice esas cuatro cosas, no se puede comparar contra otro, y lo más probable es que la diferencia aparezca después, cuando ya empezaron.