WarrantyShield: pólizas, renovaciones y siniestros de una agencia de seguros

El punto de partida

El cliente es una agencia de seguros de Florida que atiende a clientes que hablan español y a clientes que hablan inglés. Su equipo trabajaba con un sistema de gestión que no le resolvía el seguimiento diario y con herramientas sueltas alrededor. Querían una plataforma propia que arrancara con su agencia y que, más adelante, pudiera ofrecerse a otras agencias por suscripción.

El problema en el día a día

El seguimiento de vencimientos y cuotas dependía de planillas y de la memoria de cada productor. Una póliza que se caía se descubría cuando el cliente llamaba por un siniestro, y a esa altura ya no había nada que hacer. Para cotizar, había que cargar los mismos datos en el portal de cada aseguradora y comparar a mano. Y cuánto dejaba cada compañía por ramo era un cálculo aparte, que nadie tenía a mano mientras atendía a alguien.

Qué construimos

Clientes: ficha con sus pólizas, pagos, cotizaciones, comunicaciones e historial, con búsqueda por nombre, teléfono o número de póliza.
Pólizas por ramo, con los datos del vehículo o de la propiedad según corresponda.
Renovaciones a 30, 60 y 90 días, con seguimiento, prima nueva y variación, y renovación al período siguiente.
Cotizador que muestra las compañías lado a lado, con la cobertura junto al precio, para elegir una y marcar la cotización como enviada o rechazada.
Cobranzas: qué cuota está impaga y de quién.
Siniestros en un tablero por etapas, de la denuncia al cierre.
Comisiones: esperada contra recibida, por compañía y por agente.
Compañías con la comisión de cada contrato.
Registro de pagos y de comunicaciones con cada cliente.
Historial: quién cambió qué, con el antes y el después de cada campo.
Equipo y roles: administrador, agente y atención al cliente, con invitaciones por mail.
Consola de la plataforma para administrar agencias, usuarios, suscripciones y seguridad.

Cómo funciona

El inicio no muestra la cartera sino lo que hay que atender hoy: lo que vence en las próximas semanas, lo que está impago y los siniestros que llevan más tiempo detenidos. La cartera dice qué hay; las renovaciones y las cobranzas dicen a quién llamar.

Cada póliza tiene su plan de cuotas, con lo pagado, lo pendiente y lo vencido, y la cola de renovaciones se ordena por cuánto falta y no por fecha de alta. Los siniestros se mueven por etapas, y lo que importa es cuánto lleva cada uno parado en la suya, algo que un tablero muestra sin que nadie lo calcule.

Cada persona ve lo que corresponde a su cargo. El administrador ve toda la agencia; el agente ve su cartera y sus comisiones; atención al cliente trabaja con clientes y pólizas, sin comisiones.

Decisiones que tomamos

La primera fue que el producto fuera multi-agencia desde el principio. Todo cuelga de una agencia, cada consulta filtra por ella y un dato de otra agencia responde como inexistente; hay una prueba automática que lo verifica. Eso permite que la agencia del cliente sea la primera y que otras entren después sin rehacer nada. Si el equipo de soporte entra a una cuenta, queda registrado y cada cambio que hace se marca como hecho por soporte.

La segunda fue tratar el idioma como parte del producto. En la misma agencia una persona trabaja en español y otra en inglés, sobre los mismos datos. Los estados y las claves internas no se traducen: la pantalla busca el texto por la clave. Los mensajes de error y los mails salen en el idioma de cada usuario. La demo en inglés, además, no es una traducción literal: usa el vocabulario del oficio en Estados Unidos, como agency, producer y lapsed.

La tercera fue separar a propósito lo que se ve según el cargo. Las comisiones por compañía son del titular: un asesor que las mira empieza a elegir compañía por comisión y no por cobertura. Ocultar un menú no alcanza, así que el servidor cierra lo mismo que la pantalla esconde.

Por último, el acceso se resolvió con registro por código enviado por mail, bloqueo temporal tras varios intentos fallidos y límites de pedidos. Un error interno nunca le muestra el detalle al usuario: se guarda con un identificador para poder revisarlo.

Cómo está hoy

La plataforma base está construida y publicada: cuentas, agencia, clientes, pólizas, renovaciones, cotizador, compañías, comisiones, pagos, comunicaciones, historial y consola. La agencia está en la etapa de puesta en marcha. Quedan pendientes la carga de los datos desde el sistema que usa hoy, el almacenamiento de documentos, el cobro de la suscripción y el tablero de siniestros.