Cargaplena: control de combustible para una flota de 25 colectivos

El punto de partida

La empresa presta servicio de transporte de pasajeros en Jujuy y tiene una flota de 25 unidades: 22 colectivos y 3 utilitarios de reparto. Cada unidad se identifica con un número de interno.

El combustible se carga en dos lugares: en un surtidor propio en la base y en estaciones de servicio. En ambos casos, el circuito era el mismo y tenía dos pasos manuales. El ticket de la carga llegaba en papel a la administración, y alguien copiaba los litros a un Excel que acumulaba el total por interno.

El problema en el día a día

Con ese circuito se podía saber cuántos litros llevaba acumulados cada interno, pero no mucho más. El comprobante quedaba en un papel que había que guardar y buscar cuando surgía una duda, y cada total dependía de que alguien hubiera copiado bien cada ticket.

Tampoco había forma de responder una pregunta básica: si un interno había cargado una cantidad determinada de litros, ¿era mucho o poco? Los litros solos no lo dicen; hace falta saber cuántos kilómetros se recorrieron con ellos.

Qué construimos

Carga de cada ficha con interno, origen (surtidor propio o estación), litros, precio por litro y número de comprobante.
Foto del comprobante adjunta a cada carga, sacada con la cámara del celular.
Importe calculado automáticamente a partir de los litros y el precio.
Odómetro como campo de la misma ficha, para calcular el consumo real.
Totales automáticos por interno, que reemplazan al Excel.
Tablero con el gasto del mes y lo que conviene revisar.
Cargas: el libro de todas las fichas, con el comprobante y el consumo al lado.
Internos: litros, gasto y consumo de cada unidad.
Reportes por mes, por lugar de compra y por tipo de servicio.
Usuarios y roles, con acceso distinto para administración y para finanzas.

Cómo funciona

El sistema es una aplicación web que se usa desde la computadora de la oficina. Cuando llega un ticket, se abre la pantalla Cargar ficha, se elige el interno, se indica de dónde salió el combustible, se completan los litros y el precio, y se adjunta la foto del comprobante. El importe se calcula solo y la carga queda guardada.

A partir de esas fichas, el sistema arma el resto. Cada interno tiene sus litros y su gasto acumulados sin que nadie los sume, el tablero muestra el gasto mensual y los reportes lo desglosan por mes, por dónde se compra y por tipo de servicio.

Cuando una ficha trae el odómetro, el sistema puede calcular el consumo real de la unidad en litros cada 100 kilómetros y compararlo con lo que se espera de ese tipo de vehículo. Los roles separan lo que ve y lo que puede hacer cada persona: el administrador y finanzas no tienen el mismo acceso.

Decisiones que tomamos

La primera fue que la pantalla de carga tenía que ser más rápida que el papel. Si cargar una ficha lleva más tiempo que anotarla con la lapicera, el sistema se abandona a las pocas semanas y ningún reporte lo salva. Por eso el formulario pide sólo lo necesario, calcula el importe solo y deja sacar la foto del comprobante con el celular.

La segunda fue mostrar el odómetro desde el principio, aunque hoy no se anote. El Excel acumulaba litros, no kilómetros, y con eso se sabe cuánto gastó un interno pero no si ese gasto es razonable. Dejar el campo a la vista en la ficha permite empezar a registrarlo sin rehacer nada después.

La tercera fue medir el consumo en litros cada 100 kilómetros, que es la unidad habitual del rubro y sube cuando algo va mal. Además, el valor de referencia se define por unidad: un colectivo urbano no consume lo mismo por kilómetro que uno de ruta, ni que un utilitario de reparto. Compararlos contra un único número haría que el reporte marcara como problema algo que es normal.

La cuarta fue limitar el alcance. El sistema cubre sólo combustible, con las pantallas Tablero, Cargas, Cargar ficha, Internos, Reportes y Usuarios, y deja afuera a propósito otros temas de la operación para que la herramienta se use.

Cómo está hoy

La oficina carga cada ticket de combustible en el sistema en lugar de la planilla. La etapa que se está conversando como próximo paso es la conciliación del tanque del surtidor propio: contrastar lo que entra con lo que sale.