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Una distribuidora tiene un problema que un comercio no tiene: el mismo producto no vale lo mismo para todos los clientes. Y ese detalle, que parece administrativo, es el que hace que la mayoría de los sistemas estándar terminen con una planilla al costado.
Esto es lo que un sistema de distribución tiene que resolver de verdad, y cómo decidir entre comprar uno y hacerlo.
Los cinco problemas propios del rubro
1. Precios por cliente
Listas distintas, descuentos por volumen, bonificaciones por producto, promociones por período, condiciones especiales negociadas con el cliente grande.
Es el punto donde más sistemas se quedan cortos. Muchos manejan "lista A, B y C" y ahí se termina. Si tu realidad es que cada cliente importante tiene su propio esquema, necesitás algo que lo contemple de verdad.
2. Unidades que no coinciden
Comprás por pallet, stockeás por caja, vendés por unidad. O comprás por kilo y vendés por bulto de peso variable.
Un sistema que maneja una sola unidad por producto te obliga a hacer la conversión a mano, y ahí es donde aparecen las diferencias de stock que nadie puede explicar.
3. El stock que no es un número
Lo que hay en el depósito, lo que está reservado para pedidos confirmados, lo que viene en camino de un proveedor, lo que está en poder de un vendedor.
Vender sobre stock disponible en lugar de stock reservado es la causa número uno de pedidos que no se pueden despachar.
4. La preparación y el reparto
El pedido entra, hay que armarlo, controlarlo, cargarlo en el camión con un orden que tenga sentido según el recorrido, entregarlo y traer la conformidad firmada.
Esa cadena, cuando se maneja con remitos en papel, es donde se pierden las entregas y donde aparecen los reclamos que no se pueden probar.
5. La cuenta corriente y el límite de crédito
Cuánto debe cada cliente, cuánto tiene autorizado, qué pasa cuando un pedido lo excede y quién autoriza la excepción.
Si esa validación no está en el sistema, está en la cabeza de alguien, y falla el día que esa persona no está.
Lo que tiene que tener, en concreto
- Precios y descuentos por cliente, con vigencias.
- Múltiples unidades de medida por producto, con conversión automática.
- Stock por depósito, con reservado y disponible separados.
- Pedido, remito y factura como documentos distintos, encadenados.
- Control de crédito al confirmar el pedido, no al facturar.
- Preparación con control, idealmente con lectura de código.
- App para el repartidor: hoja de ruta, entrega, conformidad, incidencias.
- App o portal para el vendedor: pedido en el cliente, con stock y precio reales.
- Facturación electrónica integrada.
Los dos últimos son los que más rápido devuelven la inversión, y los que más seguido quedan afuera del alcance inicial.
Comprar o desarrollar
Comprá un producto si tu operación se parece a la de cualquier distribuidora: listas de precios manejables, un depósito, reparto propio simple. Hay ERP argentinos que cubren bien este rubro, cuestan mucho menos y están mañana.
Desarrollá cuando la lógica comercial es tu diferencial y ningún producto la contempla: una fórmula de precios propia, un esquema de bonificaciones por combinación de productos, una operación de consignación, un circuito con el cliente grande que te lo exige de una forma particular.
La pregunta corta: si le explicás tu esquema de precios a un implementador de ERP y su cara cambia, esa es tu respuesta.
Los rangos
- Implementar un ERP de distribución existente: licencias más implementación, típicamente USD 3.000 a 12.000 el primer año, según tamaño.
- Sistema a medida de gestión de distribución: USD 12.000 a 30.000.
- Sumarle app de vendedor o de reparto: entre USD 4.000 y 10.000 adicionales cada una.
Por dónde empezar si vas a desarrollar
No por el sistema completo. Por el proceso que más duele, que en una distribuidora casi siempre es uno de estos dos:
La toma de pedido del vendedor. Si hoy el vendedor anota en papel o manda un WhatsApp y alguien lo carga después, ahí tenés retrabajo, errores de transcripción y demora. Una app que toma el pedido con precio y stock reales lo elimina de una.
El control de preparación. Si los reclamos por faltantes o productos equivocados son frecuentes, el control con lectura de código se paga en meses.
Elegí uno, hacelo bien, y el resto va a salir pedido por la propia operación.
El error clásico del rubro
Digitalizar el reparto antes de tener el stock confiable.
Una app de repartidor sobre un stock que no es real produce un problema nuevo: ahora las entregas fallidas quedan registradas, prolijas y con hora, pero siguen fallando. La app no crea mercadería.
El orden que funciona es al revés: primero que el stock del sistema sea el stock del depósito, después que el pedido no se pueda confirmar sobre lo que no hay, y recién ahí el reparto.